Как делать крутые презентации: пошаговая инструкция

Что такое презентация и зачем она нужна

Презентация — это структурированная последовательность слайдов с текстом и графикой. Задача презентаций — эффективно доносить до аудитории нужную информацию. Их используют для публичных выступлений, в маркетинге, обучении и для коммерческих предложений.

Люди лучше усваивают и запоминают информацию в визуальной форме. Презентация — это не просто набор слайдов с текстом и изображениями. Она должна быть не только содержательной, но и привлекательно оформленной, чтобы вызывать интерес и удерживать внимание.

Выделяют два формата презентаций:

• Презентации для выступлений. В них мало текста, это вспомогательный инструмент для спикера. Правильно структурированная и оформленная презентация делает выступление убедительным и запоминающимся. Она помогает выделить ключевые моменты, удерживает внимание аудитории и улучшает понимание информации.

 

• Презентации для рассылки и публикации. Предназначены для самостоятельного изучения. Содержат больше текста, чтобы тема презентации была понятна без комментариев со стороны.

Основные типы презентаций

Каждый вид презентаций имеет определенные цели:

• Маркетинговая. Конечная цель — убедить аудиторию в ценности предложения и довести ее до покупки. Это презентации компании, продукта, услуги, франшизы или коммерческого предложения

• Корпоративная. Нужна для внутренней и внешней коммуникации компании. Это могут быть презентации для партнеров, годовые отчеты, стратегии развития.

• Инвестиционная. Цель таких презентаций — убедить аудиторию в потенциале проекта, привлечь инвестиции и донести, как минимизировать риски при вложении средств.

• Информационная. Используется для передачи знаний и информации. Это могут быть материалы для курсов, вебинаров или корпоративных тренингов.

Как создать презентацию

Кажется, что делать презентации сложно. Но это совсем не так: достаточно следовать нашей инструкции.

Сформулируйте тему и проблему

Сформулируйте тему презентации так, чтобы она была ясной, конкретной и отображала основную проблему. Это поможет сосредоточиться на ключевых моментах и исключить ненужную информацию.

В презентации на тему «Как копирайтеру использовать нейросети в работе» нет смысла углубляться в историю нейросетей их опасность для человечества. Лучше уделите внимание пользе нейросетей для коммерческих авторов, приведите сценарии использования и поделитесь хорошими промптами.

Тема должна быть ценной для аудитории и достаточно узкой:

Определите цель

Цель презентации должна быть четкой и достижимой. Чтобы определить ее, ответьте на вопросы:

• Каких результатов вы хотите достичь?
• Что должны сделать люди, которые увидят презентацию?
• Что презентация даст аудитории?

Если вы хотите убедить партнеров сделать закупку, сосредоточьтесь не только на характеристиках и преимуществах продукции, но и на перспективах. Это может быть снижение расходов, увеличение продаж или расширение рынка. Включите в презентацию расчеты и приведите кейсы из практики, чтобы показать, как ваш продукт или услуга уже помогли другим компаниям достичь успеха.

Кроме того, определение цели поможет подготовиться к возможным вопросам и возражениям и отвечать на них ясно и убедительно.

Изучите аудиторию

Чем лучше вы знаете аудиторию, тем выше вероятность, что презентация станет успешной. Выясните, кто составляет вашу целевую группу, и узнайте, насколько эти люди знакомы с темой презентации. Так будет проще определиться, как подать материал, чтобы сделать его доступным для восприятия и достичь целей.

Что такое целевая аудитория и как правильно ее определить

Соберите информацию

Получите информацию от заказчика. Выясните все детали, которые могут быть важны для презентации. Уточните главные идеи, которые нужно передать аудитории. Запросите дополнительные материалы, которые проиллюстрируют ключевые сообщения и сделают презентацию интересной. Если делаете слайды для застройщика, запросите рендеры или реальные фото, узнайте, из каких материалов сделаны детские площадки и что входит в систему «умный дом».

Используйте достоверные источники. Чтобы цифры и другие данные в презентации были актуальными и выглядели убедительно, проверяйте факты и берите информацию из проверенных источников. Это могут быть исследования, статистика, мнения экспертов, истории и кейсы. Если рассказываете, что транспортная компания стала региональным лидером по количеству перевозок, приведите сравнительную таблицу с показателями.

Продумайте структуру

Основа презентации — структура, которая определяет ход повествования. Прежде чем приступить к наполнению презентации текстом и ее визуальному оформлению, нужно определиться, какие слайды делать и как выстроить их последовательность.

Обычно структура презентации включает в себя такие блоки: введение, определение проблемы, аргументация и заключение.

Введение. Объясните тему и цель презентации, опишите содержание и основные моменты, о которых пойдет речь. Введение должно быть кратким, но информативным, чтобы заинтересовать аудиторию и подготовить ее.

Определение проблемы. Не описывайте проблему размытыми формулировками: «широкие возможности контент-маркетинга», «потребительское поведение», «устойчивое развитие бизнеса». Вместо этого сосредоточьтесь на конкретных проблемах, с которыми сталкивается целевая аудитория. Объясните, как ваш подход устраняет эти сложности и улучшает ситуацию.

Аргументация. Используйте аргументы, которые подтвердят ваши тезисы.

В маркетинговой презентации опишите возможности и преимущества, которые компания может дать клиенту. Покажите примеры работ, но не переборщите, чтобы презентация не напоминала портфолио. Лучше выбрать несколько лучших кейсов, которые вы считаете наиболее показательными.

В информационных презентациях доносите информацию последовательно, от простого к сложному. Например, если вы говорите о криптовалюте, начните с общего понятия денег. Затем расскажите о цифровых деньгах и чем они отличаются от обычных. Так через знакомые сущности аудитории будет проще разобраться, что такое криптовалюта и как она работает.

Заключение. Оставьте место, чтобы кратко повторить основные моменты и сформулировать выводы. Это поможет аудитории закрепить информацию.

На последнем слайде можно предложить купить товар или услугу, пригласить слушателей на консультацию или подписаться на вас в социальных сетях. Для этого укажите актуальные контакты и добавьте призыв к действию — важно подчеркнуть, что это поможет решить проблему аудитории.

Например, структура презентации о нейросетях для копирайтеров может выглядеть так:

1. Введение. Нейросети — ценный инструмент в работе копирайтера. Рассмотрим, почему важно уметь пользоваться ими и в чем их преимущества.
2. Определение проблемы. На поиск новых идей, сбор фактуры, SEO-оптимизацию, анализ рынка и тенденций уходит много времени. Работа кажется однообразной, а ресурсов на творческий подход к задачам не остается. Копирайтеры могут использовать нейросети, чтобы улучшить качество текстов и работать быстрее.
3. Аргументация. Расскажем, как нейросети помогают решить эти проблемы. Дадим примеры, как искать идеи, писать заголовки и лид-абзацы, составлять структуру статьи и быстро находить нужную информацию. Покажем, как экономить время на рутинных задачах. Сделаем обзор доступных сервисов, научим правильно составлять запросы.
4. Заключение. Нейросети — инструмент, который помогает повысить компетенции, выйти за рамки рутины, работать быстрее и писать качественнее. Осваивайте его, чтобы иметь больше времени на задачи, которые кажутся интересными.

Напишите текст

Вот каких правил хорошего текста нужно придерживаться, чтобы презентация была вовлекающей и понятной.

Один слайд — одна идея. Достаточно обозначить ее в заголовке страницы, а раскрывающие тезисы привести ниже. Это поможет аудитории не запутаться и сосредоточиться на ключевых моментах. Обойдитесь без подробных описаний, если предполагается выступление спикера. А на слайдах в презентации для рассылки информации должно быть больше, чтобы основные смыслы были понятны без устных комментариев.

Выражайтесь кратко и ясно. Выделите основные идеи, которые вы хотите отразить в презентации, и тезисно сформулируйте их. Не перегружайте слайды текстом, вместо этого используйте маркированные списки, графики и изображения, чтобы визуализировать информацию и помочь аудитории легче ее воспринимать.

Адаптируйте текст под аудиторию. Учитывайте интересы и уровень знаний аудитории. Это поможет выбрать подходящий стиль и уровень сложности текста. Например, в презентации для специалистов, которые обучают нейросети, уместно использовать узкую терминологию, а для новичков в этой теме стоит придумать более доступную подачу.

Рассказывайте личные истории и приводите примеры. Они делают подачу более человечной. Люди становятся восприимчивее, когда слышат о знакомом опыте или примеряют на себя чужой.

Задавайте вопросы. Когда вы выступаете перед активной аудиторией, это эффективный способ установить более тесный контакт со слушателями и получить обратную связь.

Оформите слайды

Продуманное оформление слайдов усиливает эффект презентации и делает ее доступнее для понимания.

Правильно подбирайте шрифты. Используйте не более двух шрифтов на всех слайдах, чтобы сохранить единый стиль. Выбирайте варианты без засечек и дизайнерских элементов — подходящие примеры можно найти на Google Fonts.

Используйте однотонный фон — шрифт должен контрастировать с ним, а не сливаться. Текст делайте четким и крупным, чтобы его могли прочитать все зрители.

Не используйте много цветов. Слайды получатся легкими для восприятия, если вы ограничитесь двумя-тремя цветами, которые хорошо сочетаются между собой. Для подбора палитры есть специальные ресурсы — например, Adobe Color. Еще цветом можно выделить элементы презентации, на которых вы хотите сделать акцент, но будьте с этим осторожны, чтобы не перегружать внимание аудитории.

Используйте подходящие иллюстрации. Изображения должны быть четкими и таких размеров, чтобы их можно было рассмотреть с любого расстояния, иначе они не будут дополнять или отражать основной смысл. Низкое разрешение картинок и искаженные пропорции испортят впечатление от презентации.

Если у клиента нет подходящих изображений, попробуйте найти их самостоятельно. Не используйте картинки из поисковиков, чтобы случайно не нарушить авторские права. Если берете изображения со стоков, обращайте внимание на условия использования изображений.

Как создавать визуальный контент

Внедряйте цепляющие и эмоциональные моменты, чтобы удерживать внимание аудитории и сохранять с ней связь:

• Аналогии и метафоры. Аудитория легче усваивает информацию, если подать ее через понятные образы.

• Цитаты. Ими можно подчеркнуть и дополнить тезисы, но нужно учитывать, что такой прием не всегда полезен. Например, в мотивационных или лидерских презентациях цитаты будут звучат органично, а в квартальном отчете по продажам — не факт.

• Мемы. Включайте мемы в контекст презентации, чтобы сделать ее яркой и запоминающейся. Учитывайте, что такие вставки уместны только для неформального выступления перед публикой.

Визуализируйте данные. Цифры, статистика и другие данные лучше всего воспринимаются в виде таблиц, диаграмм или графиков. Добавьте в текст факты и числовые показатели — например, чтобы продемонстрировать рост продаж.

Частые ошибки при создании презентаций

Ошибки в оформлении или содержании делают слайды тяжелыми для восприятия. Люди могут потерять интерес и не захотят тратить время на изучение презентации.

Перегруженность информацией. Часто хочется охватить больше материала и не упустить что-то важное. Но когда слайды максимально заполнены текстом и изображениями, аудитории сложно понять, что вы хотите сказать. Не пытайтесь уместить на страницах презентации как можно больше мыслей.

Неаккуратный дизайн. Казалось бы, креативная верстка, яркие оттенки и нестандартные буквы должны притягивать восхищенные взгляды и долго удерживать внимание. На самом деле неровно поставленные текст и изображения, многоцветная палитра и навороченные шрифты затрудняют восприятие информации и оставляют неприятное впечатление. Поддерживайте чистоту и порядок на слайдах: выравнивайте объекты, подбирайте гармоничные сочетания цветов и читабельные шрифты.

Отсутствие логики. Если у презентации нет четкой структуры, непродуманный порядок слайдов может сбивать с толку и ухудшать понимание информации. Убедитесь, что слайды логически связаны и идут в понятной последовательности, когда каждая следующая мысль дополняет предыдущую. А чтобы точно не запутаться, слайды можно пронумеровать.

Ошибки в тексте. Внимательно проверяйте текст, чтобы он легко читался и не вызывал недоумения. Грамматические и орфографические ошибки, канцеляризмы, повторы и опечатки говорят о плохой подготовке.

Отсутствие изображений. Без иллюстраций понять сложную информацию будет трудно, а еще без них сложнее удержать внимание читателя.

Полезные сервисы для создания презентаций

Собрали несколько бесплатных сервисов для работы со слайдами.

PowerPoint. Один из самых популярных инструментов для создания презентаций. Интуитивно понятный, с широким набором функций: можно воспользоваться шаблонами дизайна, добавить текст, изображения, графики, видео и аудиофайлы.

Keynote. Приложение для пользователей Apple. Доступно много стильных шаблонов, есть инструменты для создания презентаций с помощью текста, изображений, графики и мультимедийных элементов.

Sway. Программа, которая просит вас только добавить контент, а презентацию оформляет сама. Если что-то не понравилось, дизайн слайда можно изменить в один клик.

Google Презентации. Онлайн-инструмент, доступный через браузер. Предлагает много шаблонов, инструменты для работы с текстом, изображениями и графиками.

Haiku Deck. Простой и интуитивно понятный сервис. Есть галерея с примерами презентаций небольшая библиотека с минималистичными шаблонами и изображениями.

Признаки крутой презентации

Чтобы делать презентации, не обязательно быть дизайнером. Для эффективного результата достаточно следовать нескольким важным правилам. Подготовили чек-лист — проверяйте по нему, получилась ли у вас крутая презентация:

• Логичная структура, последовательные тезисы.
• Слайды в презентации для выступления не перегружены текстом.
• Текста в презентации для рассылок достаточно, чтобы понимать его без комментариев.
• Информация соответствует экспертизе и интересам аудитории.
• Шрифты не сливаются с фоном и хорошо читаются.
• Иллюстрации дополняют текст там, где нужно, а где уместно — заменяют его.
• Есть графики, диаграммы и таблицы для наглядности.
• Слайды оформлены аккуратно, текст и визуал выровнены относительно друг друга.