Как правильно ставить и соблюдать дедлайны

Что такое дедлайны и зачем они нужны

Дедлайн (от английского deadline) в буквальном переводе — «мертвая линия», «черта, которую нельзя переступать». В современном значении дедлайн — это крайний срок, к которому нужно выполнить задачу или проект. Дедлайном может быть конкретная дата, время, день недели или событие. Дедлайн нужен, чтобы четко понимать, когда задача будет готова. Это помогает планировать работу над проектом. Вот несколько примеров дедлайнов:

Конкретное время: нужно сдать текст сегодня до 18:00.

Конкретная дата: представить контент-план на месяц до 1 марта.

Конкретная неделя: написать драфт статьи до следующей недели.

Событие: выслать презентацию с макетами до начала вебинара.

Плюсы и минусы работы с дедлайнами

Дедлайн в работе нужен, чтобы правильно расставлять приоритеты и успевать делать все задачи в срок.

Плюсы. Если поставить исполнителю грамотно спланированный дедлайн, который он  принимает, то это поможет ему:

• Справиться с прокрастинацией — когда автор знает, что нужно сдать драфт статьи через два дня, он тратит меньше времени на чтение новостей в телеграм-каналах и больше на подготовку текста.
• Распределить время — часто у специалиста в работе сразу несколько задач. Дедлайны помогают спланировать, в какой последовательности их выполнять. Если автор пишет статью, которую нужно сдать 28 февраля, вряд ли он возьмет в разработку еще два текста с таким же дедлайном.
• Написать полезный и грамотный текст — зная дедлайн, автор поэтапно движется к финальному драфту, а не пишет статью начисто в последний день.
• Сохранить мотивацию и позитивный настрой — когда специалист планомерно работает над задачей и выполняет ее в срок, его самооценка и уверенность в себе повышаются.

Минусы. Если дедлайн поставлен жесткий, без учета сложности задачи и нагрузки автора, тогда это может:

• Повысить уровень стресса — копирайтер, которому поручили написать три текста для лендинга за день, будет чувствовать себя тревожно. Придется торопиться, тексты получатся плохими, а автор выгорит.
• Ухудшить итоговый результат работы — если у автора нет времени на разработку темы и ресерч, тогда текст получится поверхностным.
• Лишить мотивации и уверенности в себе — если копирайтер понимает, что выполнить работу в срок не получится, он начинает сомневаться в своем профессионализме и прокрастинировать. Чтобы снова войти в рабочий ритм и включиться в новые задачи, понадобится время.

Иногда жесткий дедлайн с коротким сроком необходим. Например, если заказчик просит срочно сделать приглашающий на вебинар лендинг и готов заплатить за это двойную цену. Тогда авральная работа команды копирайтеров, редакторов и дизайнеров оправдана. Но если постоянно назначать неразумные дедлайны и пытаться в них уложиться, это приведет к стрессам и выгоранию.

Кто и для чего ставит дедлайны

Дедлайны себе и другим назначают почти все люди — как в работе, так и в личной жизни. Например, человек хочет сделать уборку в квартире до прихода гостей — это тоже можно назвать дедлайном.

Для контент-маркетологов и редакторов дедлайном обозначают время готовности текста или проекта. Обычно всю задачу разбивают на несколько этапов и для каждой из них назначают свой крайний срок. Если автор пишет статью, то, например, 25 февраля может наступить дедлайн для проверки тезисного плана, 27 февраля — для первого драфта текста, а итоговой датой сдачи отредактированной статьи будет 1 марта.

Руководители проектов используют дедлайны, чтобы делать готовый продукт в срок, оговоренный с заказчиком. С помощью этого инструмента они планируют работу и контролируют процесс.

Часто авторы или другие специалисты считают, что если они без предупреждения перенесли срок сдачи работы, то это ни на что не повлияет. На самом деле, срывая дедлайн, человек сдвигает по времени весь проект, подводит руководителя и других исполнителей.

Какие бывают виды дедлайнов

Если рассматривать дедлайны с точки зрения конкретно обозначенного срока, то можно разделить их на два вида:

• Плавающий дедлайн, у которого нет четкого дня и времени. Например, если клиент говорит, что ему нужен текст в течение следующей недели, то он назначает плавающий дедлайн.
• Фиксированный дедлайн имеет четкий срок с датой или датой и временем. Назначается для важной задачи, перенести крайний срок сдачи которой нельзя. Если копирайтеру сказали принести статью не позднее шести часов вечера 25 февраля, значит, ему поставили фиксированный дедлайн.

В зависимости от того, кто назначил дедлайн, он может быть:

• Внешним. Его ставит заказчик, который будет принимать готовую работу. Таким заказчиком может быть клиент компании, непосредственный руководитель или даже коллега из другого отдела. Если участники согласовали сдачу проекта на 3 марта, то эта дата — внешний дедлайн.
• Внутренним. Его ставят исполнителям внутри компании или подрядчикам на аутсорсе, чтобы контролировать процесс работы над проектом и не сорвать внешний дедлайн. Если внутренний дедлайн какой-то задачи срывается, есть время перераспределить нагрузку или передать работу другому человеку.

Если разделять дедлайны по этапам работы, то можно выделить:

• Итоговый дедлайн — его ставят для полностью готового проекта. Например, итоговым дедлайном для статьи будет дата публикации.
• Промежуточный дедлайн — его назначают для предварительных этапов проекта. Например, план статьи должен быть готов к 10 февраля, драфт — к 12 февраля, а чистовик с иллюстрациями — к 15 февраля.

Как выполнять задачи в срок

Планируйте дедлайн с запасом. Согласовывайте срок сдачи готовой работы, закладывая дополнительное время на непредвиденные обстоятельства. Этот прием поможет уложиться в дедлайн, если что-то пойдет не так. Например, вы уверены, что сможете написать статью за неделю, и оговариваете с заказчиком этот срок. Но потом вам прилетает срочная задача, и вы теряете на нее три дня, сорвав дедлайн по статье. Если бы сразу заложили полторы или две недели, такого бы не случилось.

Разбивайте сложную задачу на этапы. Сложную задачу, которую нельзя выполнить быстро, мозг будет старательно саботировать. Именно поэтому разбивайте большой и трудоемкий проект на небольшие измеримые этапы со своими промежуточными дедлайнами. Например, если нужно написать юзкейс, то заложите отдельные дедлайны для тестирования продукта и работы над отзывом.

Продумывайте рабочий график. Важно понимать, сколько часов в день вы эффективно выполняете задачи, а сколько вам потребуется, чтобы переключиться и отдохнуть. Если вы верстаете лендинг за пять рабочих дней, но эта неделя сокращенная, значит, нужно заранее согласовать более поздний срок сдачи.

Развивайте дисциплину. Поставив задачу и назначив время, не отвлекайтесь на другие дела. В этом помогут разные лайфхаки: отключение доступа к социальным сетям, планирование задач в календаре или техника Помодоро. Найдите удобное для вас сочетание программ-помощников.

Расставляйте приоритеты. Обычно у человека в работе сразу несколько проектов и задач. Когда расставляете в туду-листе работу на день, выделяйте для себя одну или две задачи с наивысшим приоритетом. Это поможет сконцентрироваться на действительно важных делах и не распыляться.

Как стать хорошим копирайтером, если вы начинающий автор: 4 совета

Используйте электронный ежедневник. В календаре можно распределять задачи на день. Подойдет любой онлайн-сервис или стандартное приложение в смартфоне, если в нем можно указать начало и продолжительность дела. Плюс такого инструмента в наглядности: когда автор добавляет задачу написать текст, закладывая на это пять часов, и подобрать иллюстрации за два часа, он сразу видит, что другую работу сегодня ему впихнуть некуда.

Как поставить дедлайн

Чтобы всё шло предсказуемо, важно ставить понятные задачи, назначать реалистичные сроки и закладывать время на случай, если что-то пойдет не так.

Вот краткий порядок действий для постановки дедлайна:

1. Оценить сложность и объем задачи. Например, начинающему копирайтеру нужно взять интервью, провести ресерч и подготовить экспертную статью на 3000 слов. На эту работу ему выделили три дня. Скорее всего, соблюсти такой неадекватный дедлайн у автора не получится, потому что сложность задачи изначально была определена неправильно.
2. Разбить задачу на этапы и определить исполнителей. Если разделить большой проект на небольшие шаги, то каждую задачу можно поручить отдельному человеку и поставить ему дедлайн. Например, заказчик продает кофе и хочет его прорекламировать. Он просит подготовить цепочку email-рассылки из пяти писем и написать текст для социальных сетей. Такой проект можно разделить между копирайтером и эсэмэмщиком. У каждого из них будет свой дедлайн.
3. Назначить внутренний дедлайн каждого этапа. Если статья нужна в пятницу, значит, дедлайн для черновика можно назначить на вторник, а для чистовика — на четверг. В этапах должны быть свои промежуточные дедлайны, чтобы следить за прогрессом.
4. Согласовать дедлайны с исполнителями. Важно убедиться, что человек понимает задачу и согласен выполнить ее в срок.
5. Контролировать выполнение дедлайнов. Например, кто-то из авторов не справляется с задачей и срывает дедлайн, а другой выполнил свою часть проекта раньше поставленного срока. Тогда можно подключить освободившегося автора к подвисшей задаче.

Важно помнить, что внешний срок сдачи проекта должен наступать позже, чем внутренний дедлайн. Это дает запас времени, чтобы внести правки и корректировки.

Как найти работу в копирайтинге: советы для начинающих и каналы, где смотреть вакансии

Выводы

Дедлайн — это инструмент вин-вин. Руководителям он помогает планировать работу над проектом и распределять ресурсы компании. Авторы же используют дедлайны, чтобы делать больше задач и зарабатывать больше денег.

Но, как и любой инструмент, дедлайн нужно использовать грамотно: оценивать сложность задачи, свою нагрузку и продуктивность. Невыполнимые дедлайны могут легко привести к стрессу и выгоранию.