Чек-лист: что это такое и как правильно его составить

Чек-лист: что это и чем отличается от списка дел и инструкций

Чек-лист — это буквально «проверочный список». Обычно в нем собирают все, что нужно сделать или проверить по конкретной задаче, а затем отмечают выполненные пункты. Автор использует чек-лист перед сдачей статьи, редактор — перед публикацией материала, а SMM-специалист — перед выходом поста или отправкой рассылки.

Чем чек-лист отличается от списка дел и инструкции

Представьте, что вы готовите статью. В списке дел будет задача «Написать статью». Инструкция расскажет, как собрать фактуру, провести интервью и оформить материал. А чек-лист перед отправкой напомнит проверить факты, ссылки и оформление.

Разница между этими форматами простая.

Список дел определяет, что нужно сделать. В нем обычно перечислены задачи на день, неделю или проект.

Инструкция отвечает на вопрос «как это сделать», потому что в ней по шагам описан весь процесс.

А чек-лист нужен, чтобы быстро проверить, все ли сделано.

Зачем нужны чек-листы

Чек-листы используют не только для проверки задач. Они помогают организовать рабочие процессы, отслеживать прогресс, проверять качество работы и даже привлекать новых клиентов. Разберем каждый случай подробнее.

Оптимизировать процессы

Разберем на примере. Обычно в интернет-магазине над одним заказом работают несколько сотрудников. Менеджер подтверждает заказ, сотрудник склада его собирает, а служба доставки отправляет покупателю. Если на любом из этих этапов произойдет ошибка, — например, заказ забудут передать на склад или в доставку, — то посылка приедет покупателю с задержкой или не приедет вовсе.

Чтобы этого избежать, в компаниях составляют чек-листы. В них фиксируют последовательность действий и ответственных за каждый этап. Так, вероятность пропустить важный шаг снижается.

Отслеживать прогресс

Допустим, вы хотите прочитать книгу за месяц. Если каждый день читать по 50 страниц и отмечать это в чек-листе, сразу видно, сколько уже прочитано и удается ли придерживаться плана.

Оценивать качество

Чек-лист помогает оценить готовый результат по заранее заданным критериям. Например, перед запуском сайта команда может проверить его структуру, навигацию, отображение текста на разных устройствах и другие важные элементы. Если во время проверки находят упущения, их сразу фиксируют и исправляют.

Привлекать аудиторию

Компании часто делятся чек-листами, которые работают как лид-магнит. Например, публикуют в блоге или соцсетях материал «Как подготовить сайт к запуску» и предлагают скачать его в обмен на email. Пользователь получает полезный материал, а бизнес — контакт потенциального клиента, которому в будущем рассказывает в рассылках о своих продуктах и услугах.

Упростить коммуникацию с клиентами

Перед началом проекта рекламное агентство, как правило, отправляет клиенту чек-лист с пунктами: заполнить бриф, рассказать о компании, назначить ответственного за согласование материалов и т. д. Так клиент понимает, какие данные нужны от него, а команда получает их в одном месте вместо десятков отдельных уточнений. В результате количество уточняющих вопросов сокращается и общение становится проще для обеих сторон.

Как написать чек-лист

Кажется, составить чек-лист просто: нужно лишь собрать в одном месте все, что предстоит сделать. Но этого недостаточно. Чтобы чек-листом было удобно пользоваться, важно учесть несколько принципов.

Определите цель

Цель помогает решить, какие пункты войдут в чек-лист, а какие только усложнят работу. Чтобы определить цель, достаточно ответить на три вопроса:

• кто будет работать с этим чек-листом;
• в какой момент им будут пользоваться;
• какую задачу чек-лист должен помочь решить.

Допустим, редактор хочет снизить количество ошибок перед публикацией статей. Для этого он составляет чек-лист, по которому авторы сверяют факты, ссылки, структуру и оформление текста.

В таком случае цель можно обозначить так: «Помочь автору подготовить статью к отправке редактору». А в сам чек-лист войдут пункты:

• сверить факты;
• протестировать ссылки;
• оформить текст по требованиям редакции.

Сформулируйте пункты

Один пункт чек-листа — это одно действие. Если пункт можно разбить на несколько самостоятельных шагов, значит, он получился слишком общим. Например, вместо пункта «Подготовить заказ к отправке» лучше указать отдельные действия:

• проверить состав заказа;
• упаковать товар;
• распечатать накладную;
• передать заказ в службу доставки.

Проверьте последовательность

Расписывайте пункты в чек-листе в том порядке, как будете выполнять их на практике. Затем мысленно пройдите весь процесс от начала до конца. Если приходится возвращаться к предыдущим пунктам или перескакивать вперед, то порядок нужно изменить.

Придумайте оформление чек-листа

Продуманное оформление делает чек-лист удобнее: по нему будет проще ориентироваться и находить нужные пункты. Например, объемные пункты лучше разбить на несколько маленьких. А если чек-лист получился длинным, разделите его на смысловые блоки.

Если какое-то действие сложно описать словами, рядом с пунктом добавляют изображение. Например, скриншот с выделенными кнопками или элементами интерфейса.

Протестируйте чек-лист

Даже хорошо составленный чек-лист проверяйте в деле. Пройдите его самостоятельно или попросите коллегу выполнить задачу по этому списку. Если на каком-то пункте возникают вопросы или приходится додумывать, что именно нужно сделать, то пункт стоит переписать.

Где сделать чек-лист: 6 сервисов

Чек-лист можно вести в заметках или обычном документе. Но если над ним работает команда, его нужно регулярно обновлять или использовать повторно, то удобнее использовать специальные сервисы. Вот несколько популярных вариантов.

365Done

Сайт: 365Done

Стоимость: бесплатно, но можно задонатить проекту, купив блокнот, ежедневник или книги по тайм-менеджменту.

Для чего подходит: для создания личных и рабочих чек-листов, планирования регулярных задач и привычек.

Что есть классного: на сервисе собраны готовые списки, памятки, трекеры привычек. При необходимости адаптируйте их под себя или создайте свой чек-лист на основе шаблона. Если делитесь чужим списком, не забудьте указать автора.

Kaiten

Сайт: Kaiten

Стоимость: есть бесплатный тариф, а также платные планы с дополнительными возможностями.

Для чего подходит: для командной работы над сложными проектами. Его часто используют маркетинговые отделы, агентства, IT-команды. Выглядит как канбан-доска, где отслеживают статус работы каждого участника.

Что есть классного: чек-листы встроены прямо в карточки задач. Назначайте ответственных, добавляйте сроки и отслеживайте движение работы по доске.

Чек-лист Эксперт

Сайт: Чек-лист Эксперт

Стоимость: бесплатно

Для чего подходит: для быстрой подготовки чек-листа на любую тему.

Что есть классного: сервис заточен именно под создание чек-листов, поэтому освоить его можно за несколько минут. Есть готовые шаблоны и возможность создать собственный чек-лист. Интерфейс выглядит довольно устаревшим, но это почти не мешает работе. Если нужен простой инструмент без лишних функций, сервис отлично справляется со своей задачей.

Google Keep и Google Sheets

Сайт: Google Keep и Google Sheets

Стоимость: бесплатно с аккаунтом Google.

Для чего подходят: для создания простых чек-листов без сложной настройки. Например, специалист может вести список задач на день, а небольшая команда — использовать таблицу для контроля подготовки проекта или мероприятия.

Что есть классного: создать список можно за несколько минут, а доступ легко открыть коллегам.

Weeek

Сайт: Weeek

Стоимость: есть бесплатный тариф. Для команд доступны дополнительные возможности в платных версиях.

Для чего подходит: для совместной работы над проектами, где важно организовать рабочие процессы в одном месте. Например, агентства используют сервис для ведения проектов с клиентами, а маркетологи планируют контент и запуски.

Что есть классного: чек-листы можно создавать внутри задач и разбивать большие процессы на отдельные шаги. В сервисе есть проекты, шаблоны, база знаний и разные варианты отображения задач, например, списком, канбан-доской или календарем.

ЛидерТаск

Сайт: ЛидерТаск

Стоимость: есть бесплатная версия и платная с дополнительными возможностями. Также есть специальный тариф для бизнеса.

Для чего подходит: для того, чтобы управлять проектами, ставить задачи и следить за дедлайнами. Сервис подойдет фрилансерам, предпринимателям, менеджерам и небольшим командам.

Что есть классного: главный плюс — то, что он разработан в России, поэтому работает без дополнительных сервисов.