От ежедневника до Notion: как мы учились планировать время

1650–1910: ежедневник

В XVII веке в Европе уже существовали блокноты, в которых можно было делать заметки. К этому времени относится, например, итальянская традиция ведения дневниковых записей.

Ежедневник — это блокнот или планер с разбивкой по дням. В нём записывают планы, встречи и личные заметки. Главная задача такого инструмента — зафиксировать информацию по датам, чтобыне забыть о ней.

Как им пользовались. Человек мог открыть страницу нужной даты и записать туда встречу, предстоящее дело, важную мысль или заметку о прошедшем дне.

Такой способ планирования работал, пока человеку было достаточно просто держать дела перед глазами. Но по мере роста количества информации одного ежедневника стало мало.

1910–1980-е: органайзер

В начале XX века появился другой подход: не просто записывать информацию по датам, а собирать разные сведения в одной переносной системе.

Органайзер — это уже не просто ежедневник, а переносная система для хранения разных видов информации: календаря, контактов, заметок, справочных материалов и текущих дел.

В 1910 году американский инженер Дж. К. Паркер создал систему Lefax со сменными листами. Изначально она предназначалась прежде всего для инженеров: технические справочники и формулы было неудобно носить с собой, поэтому информацию собрали на отдельных листах, которые можно было добавлять, менять местами и убирать. Позже такие системы стали использовать и для других рабочих и справочных записей.

В 1921 году лондонская компания Norman & Hill начала продавать систему в Великобритании. Позже для таких органайзеров появилось название Filofax — от file of facts, то есть «файл фактов». Торговая марка Filofax была зарегистрирована в 1930 году.

В 1980-е Filofax стал особенно популярен среди деловых людей и превратился в заметный атрибут деловой жизни. Внутри можно было хранить не только расписание, но и телефоны, адреса, заметки и другие сведения.

В 1984 году появился Franklin Day Planner — бумажная система планирования с календарём, приоритетами, ежедневными задачами и заметками. То есть органайзер постепенно становился не только хранилищем информации, но и инструментом управления работой.

Например, перед интервью можно было записать в одном разделе дату и время встречи, в другом — телефон эксперта, а на отдельной странице — вопросы и заметки.

Органайзер оставался бумажным, поэтому если встречу переносили, запись приходилось исправлять вручную. Нельзя было автоматически получить напоминание, быстро найти все задачи по одному проекту или увидеть, что из запланированного уже просрочено.

Как используют сейчас. Бумажные органайзеры по-прежнему используют для календаря, заметок, контактов и личного планирования. Они особенно удобны тем, кто предпочитает держать план перед глазами и записывать его от руки.

1990–2000-е: электронный календарь

Электронный календарь — цифровой инструмент для планирования встреч, событий и других задач, привязанных ко времени.

В 1990-е часть функций бумажных органайзеров перешла в электронные устройства и программы. В 1996 году Palm выпустила Pilot 5000. Он включал адресную книгу, календарь, заметки и список задач, а данные можно было синхронизировать с компьютером.

В 1997 году Microsoft выпустила Office 97. В состав пакета входил Outlook — приложение для работы с электронной почтой, расписанием, контактами и задачами. Office 97 стал доступен 16 января 1997 года.

Главное изменение было не только в том, что записи стали электронными. Их можно было редактировать без переписывания всей страницы, переносить встречи и получать напоминания.

Если интервью переносили с понедельника на вторник, достаточно было изменить событие в календаре.

Как используют сейчас. Календарь по-прежнему нужен для встреч, звонков, поездок, мероприятий и дедлайнов. А сами задачи можно вести в другом сервисе — например, в таск-менеджере.

2000–2010-е: таск-менеджеры

Со временем одного календаря стало недостаточно. Контент-план редакции мог включать десятки материалов. У каждого — свой автор, срок, редактор, статус и набор связанных задач. Нужно было не только помнить, когда что сделать, но и понимать, что именно происходит с каждой задачей.

Так появились и стали развиваться сервисы, сосредоточенные на задачах и управлении работой.

Таск-менеджер — сервис для работы с задачами: их можно разбивать на этапы, назначать сроки и отслеживать статус.

Todoist начал развиваться в 2007 году. Asana была создана в 2008 году. Trello появился позже — в 2011 году. Поэтому этот этап правильнее рассматривать как переход от 2000-х к 2010-м.

Теперь задачу «подготовить статью» можно было разложить на отдельные действия:

• Выбрать тему.
• Найти источники.
• Собрать факты.
• Написать текст.
• Отредактировать.
• Отправить материал.

У каждой задачи могли быть свой срок, приоритет и статус.

Например: Нужно сделать → В работе → На проверке → Готово.

Для автора это упрощало работу с большим материалом: было понятно, что уже сделано и за что браться дальше. Для редактора — позволяло видеть несколько текстов одновременно и понимать, на каком этапе находится каждый.

Как используются сейчас. Таск-менеджеры подходят для проектов с несколькими этапами и участниками. Автор может видеть сразу все материалы в работе, их сроки и статус, а редактор — понимать, на каком этапе находится каждый текст.

2010-е: рабочее пространство

Рабочее пространство — сервис, в котором можно объединить задачи, документы, заметки, базы данных и другие материалы проекта.

Один из заметных примеров — Notion. Компания была основана в 2013 году, а первая версия продукта, Notion 1.0, вышла в августе 2016-го.

В Notion редактор мог собрать в одном рабочем пространстве контент-план, бриф, список экспертов, ссылки на источники, черновик статьи и статус публикации.

Например, карточка материала могла содержать: тему, автора, дедлайн, ТЗ, ссылки на источники, комментарии редактора, готовый текст.

Теперь редактору не нужно было прыгать между программами: контент-план, ТЗ, ссылки, комментарии и готовые тексты можно было собрать в одном месте. Но за удобство приходится платить: чем больше возможностей у рабочего пространства, тем больше времени уходит на его изучение и настройку. Кроме того, систему нужно постоянно поддерживать в порядке — обновлять статусы, структуру страниц и базы данных.

Как используются сейчас. Рабочие пространства используют как рабочую базу проекта: для контент-планов, редакционных процессов, баз экспертов, документации и совместной работы.

2020-е: искусственный интеллект

ИИ в планировании — помощник, который может работать не только со списком задач, но и с содержанием самой работы.

Если раньше автору нужно было самому решить, из каких этапов состоит задача, теперь часть этой работы можно делегировать ИИ.

Перед тем как писать статью, можно попросить ИИ составить план работы. Это помогает разбить большой материал на понятные этапы, не держать всё в голове и заранее распределить время.

Например, для статьи с экспертом план может выглядеть так:

• Изучить тему и требования редакции.
• Определить вопросы для эксперта.
• Найти и проверить источники.
• Провести интервью.
• Составить структуру.
• Написать текст.
• Проверить факты и цифры.
• Подготовить материал к публикации.

Можно пойти дальше и попросить ИИ примерно оценить, сколько времени займёт каждый этап. Например, на поиск источников — час, на интервью — полтора, на написание текста — несколько часов. Такая оценка не заменит собственный опыт, но поможет прикинуть загрузку и понять, когда материал реально можно закончить.

После этого отдельные шаги можно перенести в таск-менеджер, а встречи и дедлайны — в календарь.

Но нужно быть осторожнее, ИИ не знает всех обстоятельств конкретного проекта. Он может предложить лишние этапы, неправильно оценить объём работы или пропустить важную задачу.

Как используют сейчас. ИИ можно подключать там, где нужно разобрать большую или неструктурированную задачу, предложить этапы работы, составить черновой план или помочь распределить задачи.

Конечная система планирования может выглядеть по-разному: ежедневник, календарь, таск-менеджер, рабочее пространство и ИИ могут использоваться одновременно или можно выбрать какой-то один инструмент. Все зависит от объема работ, привычек и удобства. Например, автору-интервьюеру у которого по несколько интервью в день, может пригодиться обычный ежедневник — в нем можно на бегу записывать контакты и время созвона. А вот смм-специалисту бумажный ежедневник может и вовсе не пригодится — для контент-плана больше подойдет таблица в excel.

7 сервисов для планирования

Копирайтерам доступны разные инструменты для планирования: от простых приложений для личных дел до систем для команд и крупных проектов. Поэтому выбирать сервис стоит исходя из того, что именно нужно организовать.

• SingularityApp — для личных дел. Подойдет, если нужно вести список задач, ставить напоминания, планировать регулярные дела и смотреть их в календаре.
• Яндекс Календарь — для расписания и встреч. Удобен, когда основная задача — распределить дела по времени, не потерять встречу и видеть загрузку дня или недели.
• Todoist — для личного списка задач и небольших рабочих дел. Подойдет, если важнее управлять задачами и сроками, чем строить сложную систему проекта.
• WEEEK — для небольших команд и рабочих проектов. Помимо задач, в сервисе можно вести проекты, базу знаний и другие рабочие данные.
• YouGile — для командной работы. Задачи можно обсуждать в рабочих чатах, распределять между участниками и отслеживать по этапам.
• Kaiten — для проектов со сложным рабочим процессом. Подойдет командам, которым нужно видеть этапы задач, сроки и загрузку, в том числе на Kanban-досках и диаграмме Ганта.
• ПланФикс — для компаний со сложными процессами. Сервис позволяет управлять задачами и проектами, настраивать рабочие процессы и контролировать сроки.

Если нужно планировать только свои дела, достаточно SingularityApp, Яндекс Календаря или Todoist. Для небольшой команды подойдут WEEEK и YouGile. Kaiten и ПланФикс больше подходят для проектов, где много этапов, участников и связанных задач.

Такой подход помогает не переплачивать за функции, которыми вы не будете пользоваться. Простому списку дел не нужна система для управления большим проектом.

Коротко

Планировщики не сменяли друг друга по принципу «новый пришёл — старый исчез». Каждый следующий инструмент просто добавлял новые возможности: ежедневник помогал не забыть дела, календарь — держать в голове встречи и сроки, таск-менеджер — следить за задачами, рабочее пространство — собрать всё в одном месте, а ИИ — разобраться, с чего начать большую работу.

Поэтому и сегодня можно пользоваться обычным ежедневником, а рядом держать календарь, таск-менеджер и ИИ. Вопрос уже не в том, какой инструмент заменить, а в том, какой лучше подходит для конкретной задачи.